Teknik Dokumentasi

TEKNIK DOKUMENTASI

Pengalaman menunjukkan bahwa sebuah image visual dapat membawa informasi sistem vital lebih efektif dan lebih efisien dari kata-kata. Kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafik merupakan keahlian penting bagi para akuntan untuk dikuasai.

Berikut enam teknik dokumentasi dasar adalah :

1. Diagram Relasi Entitas (Entity Relationship Diagram – ER).
2. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram – DFD).
3. Document Flowcharts.
4. System Flowcharts.
5. Program Flowcharts
6. Diagram Tataletak Record (Record Layout Diagrams).

Diagram Relasi Entitas

Adalah suatu teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi antara entitas (sumber daya, peristiwa, dan agen) dalam sebuah sistem. Gmbr 2-12 menunjukkan rangkaian simbol yang digunakan dalam diagram ER. Simbol bujur sangkar mewakili entitas dalam sistem.

Sebuah entitas adalah sumber daya (mobil, kas, atau persediaan), sebuah peristiwa (memilih mobil, pemesanan barang-barang, menerima kas, atau memperbarui record akuntansi), atau seorang agen (petugas penjualan, pelanggan, atau pemasok). Hakikat relasi antara dua entitas disajikan dalam simbol berlian.

Relasi Entitas dapat juga dijelaskan dlm istilah cardinality. Ini adalah pemetaan numerik di antara instansi entitas. Suatu relasi dapat satu-lawan-satu (1:1), satu-lawan-banyak (1:M), atau banyak-lawan-banyak (M:M). Secara sederhana, jika kita berfikir tentang entitas sebagai file record-record, cardinality adalah jumlah maksimum record dalam satu file yang berkaitan dengan record tunggal dalam file lain atau sebaliknya.

Cardinality dpt merefleksikan kebijakan organisasi. Misal, cardinality 1:1 dalam contoh di gmbr 2-12 menunjukkan bahwa setiap petugas penjualan dlm organisasi ditentukan mendapat satu mobil.

Diagram Arus Data

DFD menggunakan simbol-simbol untuk mencerminkan proses, sumber-sumber data, arus data, dan entitas dalam sebuah sistem. Gmbr 2-13 menyajikan rangkaian simbol yang paling umum digunakan. DFD digunakan untuk menyajikan sistem pada tingkat-tingkat rincian yang berbeda, dari yang bersifat umum ke rincian banyak. Pada saat ini, DFD level-tunggal mencukupi untuk menunjukkan penggunaannya sebagai sebuah perangkat dokumen, seperti diperlihatkan pada gmbr 2-14.

Sistem pemesanan penjualan parsial itu dibentuk dari keempat proses utama berikut ini

1. Persetujuan penjualan
2. Pengiriman barang
3. Penagihan pelanggan
4. Persiapan piutang dagang.

Record akuntansi yang digunakan dlm setiap proses disajikan sebagai tempat penyimpanan data (data stores), dan arus data di antara proses diwakili oleh anak panah-anak panah yang diberi label.

DFD digunakan secara luas oleh para sistem analis untuk menyajikan elemen-elemen logis dari sebuah sistem. Namun, teknik ini tidak mewakili sistem fisik. Jadi DFD hanya menunjukkan apa tugas logis (Logical Tasks) yang telah dilakukan, tetapi bukan bagaimana mereka dilakukan atau siapa (atau apa) yang dilakukan mereka. Misal, DFD tdk menunjukkan apakah proses persetujuan penjualan terpisah secara fisik dari proses penagihan dalam kesesuaian dengan tujuan kontrol internal.

Flowcharts

Sebuah FC adalah representasi grafikal dari sebuah sistem yang menjelaskan relasi fisik di antara entitas-entitas kuncinya. FC dpt digunakan untuk menyajikan kegiatan manual, kegiatan pemrosesan komputer, atau keduanya.

• Sebuah FC dokumen digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sebuah sistem manual, termasuk record-record akuntansi (dokumen, jurnal, buku-besar, dan file), departemen organisasional yang terlibat dalam proses, dan kegiatan-kegiatan (baik klerikal maupun fisikal) yang dilakukan dalam departemen tersebut. FC sistem memotretkan aspek-aspek komputer dalam sebuah sistem. Mereka menggambarkan relasi antara data input (sumber), file-file transaksi, program komputer, file-file induk, dan laporan output yang dihasilkan oleh sistem tersebut. FC sistem juga menjelaskan jenis media yg digunakan oleh sistem tsb, seperti pita magnetis, disket magnetis, dan terminal.

FC berikut akan mengilustrasikan :

1. FC Dokumen untuk menampilkan sistem manual
2. FC Sistem, untuk menjelaskan sistem yang menjalankan sistem manual dan komputer
3. FC program akan menjelaskan logika internal program komputer.

Flowchart Dokumen

Mempersiapkan FC dokumen, berikut seorang Auditor mempersiapkan FC sebuah sistem pesanan penjualan untuk mengevaluasi kontrol internal dan prosedur-prosedurnya. Auditor mewawancarai individu-individu yg telibat dlm proses pesanan penjualan, hasilnya didokumentasikan sbb :

1. Seorang petugas administrasi di Departemen Penjualan menerima pesanan pelanggan melalui surat dan mempersiapkan empat salinan pesanan penjualan.
2. Salinan pertama dari pesanan penjualan dikirimkan ke Dep Kredit untuk persetujuan. Ketiga salinan lainnya dan pesanan pelanggan awal di-file-kan sementara selama menunggu persetujuan kredit.
3. Petugas Administrasi Dep Kredit memvalidasi pesanan pelanggan dgn catatan kredit yg tersimpan di dep kredit. Petugas tsb menandatangani salinan 1 untuk menunjukkan persetujuan dan mengembalikannya ke petugas administrasi penjualan.
4. Ketika Petugas Adm Penjualan menerima peresetujuan kredit, ia mem-file-kan salinan 1 dan pesanan pelanggan dlm dokumentasi departemen. Petugas tsb kemudian mengirimkan salinan 2 ke Gudang serta salinan 3 dan 4 ke Dep Pengiriman.
5. Petugas gudang pengambil produk-produk dari rak, mencatat transfernya dalam catatan stok dan mengirimkan produk tsb, serta salinan 2 ke Dep Pengiriman.
6. Departemen Pengiriman menerima salinan 2 dan brg-brg dari gudang, melekatkan salinan 2 sebagai slip pengemasan, dan mengirim brg-brg tsb ke pelanggan, akhirnya petugas tsb mem-file-kan salinan 3 dan 4 ke dlm Dep Pengiriman.

Berdasarkan fakta-fakta tsb Auditor membuat FC, dengan memperhatikan aturan-aturan sbb :

• FC hrs dilabelkan untuk secara jelas mengidentifikasi sistem yg disajikan.
• Simbol-simbol yg benar hrs digunakan untuk menyajikan entitas dlm sistem tsb.
• Semua simbol dlm FC hrs dilabelkan.
• Garis-garis hrs memiliki kepala panah untuk secara jelas menunjukkan arus proses dan kelanjutan peristiwa-peristiwa.
• Jika suatu proses kompleks memerlukan penjelasan tambahan, suatu teks penjelasan hrs dimasukkan dlm FC atau dilekatkan dlm dokumen yg dirujuk oleh FC tsb.

Tata Letak Wilayah Fisik Kegiatan

Suatu FC mencerminkan sistem fisik, yg disajikan sebagai kolom-kolom vertikal peristiwa dan tindakan yg dipisahkan oleh garis demarkasi. Setiap wilayah kegiatan merupakan kolom terpisah dgn satu judul. Dgn demikian, dari fakta-fakta di atas terdapat empat wilayah kegiatan yg berbeda : Departemen Penjualan, Dep Kredit, Gudang, dan Dep Pengiriman.

Perhatikan Gmbr 2-15

FC yg menunjukkan Wilayah kegiatan

Dep Penjualan

Dep Kredit

Gudang

Dep Pengiriman

Menerjemahkan Fakta tertulis ke dlm Format Visual

Pada titik ini kita sdh siap untuk mulai menyajikan fakta-fakta sistem dgn menggunakan objek visual. Objek Visual tsb akan dipilih dari rangkaian simbol yg disajikan dlm gmbr 2-16.

Rangkaian Simbol untuk Grafik Arus Dokumen

Terminal menunjukkan sumber atau tujuan dari dokumen dan laporan

Dokumen sumber atau laporan

Operasi Manual

File untuk dokumen sumber penyimpanan dan laporan

Catatan Akuntansi (Jurnal, Register, Catatan Harian, Buku Besar

Total Perhitungan Batch

Konektor Halaman (on-page)

Konektor off-page

Deskripsi proses atau komentar

Jalur Arus Dokumen

• Gmbr 2-17 mengilustrsikan bagaimana kemudian fakta-1 disajikan.
• Gmbr 2-18 mengilustrsikan bagaimana kemudian fakta-2 dan fakta-3 disajikan.
• Kemudian Gmbr 2-19 menyajikan keseluruhan fakta-fakta.

FLOWCHART SISTEM

Flowchart Sistem menunjukkan sebuah sistem yang terdiri atas pemrosesan manual dan komputer. Rangkaian simbol yang digunakan untuk mengkonstruksi flowchart sistem dpt dilihat pada Gambar 2-20 dan Gambar 2-22.

Berikut sistem pesanan penjualan yang dijelaskan oleh fakta-fakta :

1. Seorang petugas administrasi dari departemen penjulan menerima pesanan pelanggan melalui surat dan memasukkan informasi ke terminal komputer yang dilekatkan ke suatu program komputer dalam departemen operasi komputer. Pesanan pelanggan awal di-file-kan dalam departemen penjualan. Fakta 2, 3, dan 4 dibawah ini berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang muncul dalam departemen operasi komputer.
2. Program komputer mengedit transaksi, mencek kredit pelanggan dengan merujuk ke file sejarah kredit (a credit history file), dan memproduksi sebuah file transaksi dari pesanan penjualan.
3. File transaksi pesanan penjualan kemudian diproses dengan memperbarui program yang memposkan transaksi-transaksi tersebut ke file Piutang Dagang (PD) dan file persediaan.
4. Akhirnya, program yang sudah diperbarui itu menghasilkan tiga salinan kertas pesanan penjualan. Salinan 1 pergi ke gudang, dan salinan 2 dan 3 pergi ke departemen pengiriman.
5. Petugas administrasi gudang mengambil produk tersebut dari rak, mencatat transfer barang dicatat stok, dan mengirim produk dan Salinan 1 ke departemen pengiriman.
6. Departemen pengiriman menerima Salinan 1 dan barang-barang dari gudang melekatkan Salinan 1 sebagai slip pengemasan, dan mengirimkan barang tersebut ke pelanggan. Akhirnya, petugas tersebut mem-file-kan Salinan 2 dan 3 ke departemen pengiriman.

Tata Letak Wilayah Fisik Kegiatan. Proses pembuatan flowchart mulai dengan membuat sebuah pola yang menggambarkan wilayah-wilayah kegiatan yang serupa dengan Gambar 2-15. Perbedaannya hanya bahwa sistem ini memiliki sebuah departemen operasi komputer dan tidak memiliki departemen kredit.

Menerjemahkan Fakta Tertulis ke Format Visual. Sama seperti flowchart dokumen, langkah berikutnya adalah menerjemahkan secara sistematis fakta-fakta tertulis ke objek-objek visual. Gambar 2-21 mengilustrasikan bagaimana fakta 1, 2, dan 3 di atas diterjemahkan secara visual.

Simbol-simbol pelanggan, pesanan pelanggan, dan simbol-simbol file dalam flowchart ini sama dengan contoh flowchart dokumen. Namun, kegiatan petugas penjualan, sekarang diotomatisasi dan simbol proses manual telah diganti dengan simbol terminal komputer. Juga, karena ini merupakan operasi input data, kepala panah dari garis flowchart menunjuk ke arah program pengecekan edit dan kredit. Jika terminalnya juga digunakan untuk menerima output (faktanya tidak menspesifikasi operasi seperti itu), kepala panah akan berada pada akhir garis.

Perhatikan bagaimana garis flowchart menunjuk dari file sejarah kredit ke program edit. Hal ini menunjukkan bahwa file tersebut di baca (dirujuk) tetapi tidak berubah (tidak diperbarui) oleh program. Sebaliknya, interaksi diantara program update serta file PD dan persediaan adalah dua arah.

Catatan dibaca oleh program, diperbarui untuk mencerminkan transaksi, dan kemudian ditulis kembali ke file-file tersebut.

Gambar 2-22 mengilustrasikan flowchart yang lengkap.

FLOWCHART PROGRAM

Flowchart sistem dalam Gambar 2-22 menunjukkan relasi antara dua program komputer, file-file yang mereka gunakan, dan output yang mereka hasilkan. Namun demikian, tingkat dokumentasi ini tidak memberikan rincian operasi yang kadang-kadang diperlukan. Misalnya, seorang auditor yang ingin menilai kebenaran logika program edit tidak dapat melakukannya dari flowchart sistem. Hal ini mensyaratkan adanya sebuah flowchart program.

Rangkaian simbol yang digunakan untuk flowchart program disajikan dalam Gambar 2-23.

Setiap program yang disajikan dalam sebuah flowchart sistem harus memiliki sebuah flowchart program pendukung yang menjelaskan logikanya.

Gambar 2-24 menyajikan logika program edit yang ditampilkan dalam Gambar 2-25. Setiap langkah dari logika program disajikan kembali dengan simbol yang terpisah, dan setiap simbol mewakili satu atau lebih garis kode program komputer. Garis-arus (flow-line) di antara simbol membentuk tatanan logika untuk eksekusinya. Dengan menelusuri flowchart ke bawah dari simbol start, maka tampak program tersebut melakukan langkah-langkah logis berikut ini (dalam ukuran) :

1. Program tersebut mengambil satu catatan dari file transaksi yang tidak diedit dan menyimpannya dalam memory.
2. Tes logika yang pertama adalah untuk melihat apakah programnya telah mencapai kondisi akhir file (end-of-file atau EOF) untuk file transaksi. Kebanyakan struktur file menggunakan sebuah catatan khusus atau penanda untuk mengindikasikan kondisi EOF. Ketika kondisi EOF dicapai, program edit akan mengakhiri dan program berikutnya dalam sistem tersebut (dalam kasus ini, program update) akan dieksekusi. Selama terdapat suatu catatan dalam file transaksi yang tidak diedit, hasil dari tes EOF akan “tidak” dan kontrol proses akan dilanjutkan ke langkah logika berikutnya dalam program edit.
3. Pemrosesan melibatkan serangkaian tes untuk mengidentifikasi kesalahan klerikal dan logika tertentu. Setiap tes, diwakili oleh sebuah simbol keputusan, mengevaluasi kehadiran atau tidak hadirnya suatu kondisi. Misalnya, suatu tes edit dapat digunakan untuk mendeteksi hadirnya data alfabetik dalam suatu field yang harus berisi hanya data numerik.
4. Catatan bebas-kesalahan (error-free records) dikirimkan ke file transaksi yang diedit.
5. Catatan-catatan yang berisi kesalahan dikirimkan ke file kesalahan (error file).
6. Putaran program kembali ke Langkah 1 dan proses diulangi lagi sampai kondisi EOF dicapai.

Para akuntan kadang-kadang menggunakan flowchart program untuk memverifikasi kebenaran logika program. Mereka membandingkan flowchart dengan kode program aktual untuk menentukan apakah program tersebut pada kenyataan melakukan apa yang dijelaskan oleh dokumentasi. Flowchart program memberikan rincian yang esensial untuk melakukan audit teknologi informasi (IT).

DIAGRAM TATA LETAK RECORD

Diagram tata letak digunakan untuk mengungkapkan struktur internal record yang membentuk sebuah file atau tabel database. Diagram tata letak biasanya menunjukkan nama, jenis data, dan panjang setiap atribut (atau field) dalam record. Sebuah bentuk tata letak record yang lebih sederhana ditampilkan dalam Gambar 2-26.